Die Verwaltung von Projekten aller Art hat sich in den letzten Jahrzehnten durch den Einsatz von IT-Systemen gewaltig verändert. In den meisten Unternehmen wird hierfür heute eine generische, das heißt sehr allgemein gehaltene Software verwendet, mit der sich zum Beispiel Zeitpläne ausdrucken, besondere Meilensteine (also einzelne Etappen der Projektdurchführung) hervorheben und personelle Ressourcen einteilen lassen. Auf besondere Gegebenheiten einer speziellen Branche wird dabei kaum eingegangen. Außerdem ist diese eigentliche Projektarbeit in der Regel nur ein kleiner Teil des tatsächlichen Verwaltungsaufwands im Zusammenhang mit Projekten. Für die Rechnungserstellung, das Controlling und so weiter werden zusätzlich unterschiedlichste Programme verwendet. Das macht den Gesamtprozess nicht nur sehr kompliziert und aufwändig, sondern auch fehleranfällig: Fällt beispielsweise ein Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, muss nicht nur die personelle Einteilung der Aufgaben geändert werden, es muss auch darauf geachtet werden, dass die Anzahl der in Rechnung gestellten Personentage den Ausfall berücksichtigt, dass Freigaben im Arbeitsablauf von jemand anders durchgeführt werden können und ähnliches mehr. Je mehr verschiedene Programme und Datenbanken von den notwendigen Änderungen betroffen sind, desto eher schleicht sich ein Fehler ein. Und wer kann am Schluss noch sagen, wie viel das Projekt tatsächlich gekostet hat, wenn man alle Aufwände zusammen betrachtet? Um diese Probleme zu lösen, und zwar unter besonderer Berücksichtigung der speziellen Erfordernisse von Werbeagenturen, wurde seit einiger Zeit sogenannte Agentursoftware entwickelt. Sie hat den Zweck, tatsächlich die gesamte Abwicklung von Kundenprojekten, angefangen bei der Angebotserstellung über die Verwaltung des Personaleinsatzes, die Zeitpläne und die Fakturierung bis hin zum Controlling und der abschließenden Rentabilitätsprüfung in einem einzigen Programm und mit einer einzigen Datenbank zu verwirklichen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Allerdings muss man dabei auch eine Gefahr im Auge behalten: Ein eventueller Fehler im Computersystem kann leicht (insbesondere bei schlechter Datensicherung) zu weitgehendem Datenverlust und daraus resultierenden Folgekosten führen. Eine Rekonstruktion anhand der Daten in den jeweils anderen Programmen bzw. Datenbanken ist nicht möglich, da die Daten ja nur noch zentral gespeichert werden. Aus diesem Grund empfiehlt sich bei Einsatz von Agentursoftware dringend der Abschluss einer IT-Versicherung.

Andreas


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